Yhtiön liiketoiminnasta aiheutuneet menot ovat sekä elinkeinotuloverotuksen (EVL 2:7 §) että arvonlisäverotuksen (AVL 102:1 §) pääsääntöjen mukaan vähennyskelpoisia yhtiön verotuksessa. Menon luonteesta ja tosiasiallisesta tarkoituksesta riippuen pääsäännöistä on kuitenkin säädetty tiettyjä vähennyskelpoisuutta rajoittavia poikkeuksia. Tässä artikkelissa rajanveto on tehty selkeyden vuoksi yleisesti tunnettuihin edustus-, virkistys- ja neuvottelumenoihin.
Tärkeintä verotuksen näkökulmasta on tunnistaa, milloin kyseessä on edustusmeno, sillä nämä on kategorisesti ja tyhjentävästi säädetty arvonlisäverotuksessa vähennyskelvottomiksi (AVL 114 §) ja tuloverotuksessakin vain 50 % vähennyskelpoisiksi (EVL 2:8 §). Tällaisia ovat liikkeestä ulospäin suuntautuvat menot, joilla pyritään yleensä parantamaan tai luomaan asiakassuhteita. Edustusmenot ovatkin vieraanvaraisuuteen viittaavan luonteensa vuoksi olleet hallituksen ja oikeuslaitosten työpöydillä usein. Vielä vuonna 2014 (HE 185/2013) nämä menot oli säädetty kokonaan vähennyskelvottomiksi, mutta tilanne palautui entiselleen pääministeri Stubbin aikaisen hallituksen esityksestä jo vuodesta 2015 alkaen (HE 122/2014). Osittaista vähennyskelvottomuutta perustellaan hallituksen esitysteksteissä sillä, että edustusmenojen katsotaan sisältävän elantokustannukseksi luettavaa etua.
Silloin, kun yhtiö järjestää esimerkiksi tilaisuuksia tai tarjoiluja, joihin liittyy vain sisäisiä intressejä, ei kyseessä ole edustusmeno. Näissä tapauksissa puhutaan usein virkistys- ja neuvottelumenoista tai markkinointimenoista, mitkä ovat yhtiön tuloverotuksessa lähtökohtaisesti vähennyskelpoisia silloin, kun ne aiheutuvat yhtiön intressissä. Kysymys kuuluukin, onko kyseessä lainkaan yhtiölle kuuluva meno. Virkistysmenoissa ollaan selkeillä vesillä silloin, kun menot ovat kohtuullisia ja kollektiivisia ja ne edistävät työyhteisön yhteenkuuluvuutta tai viihtyvyyttä (KHO 29.6.1998/1229, KHO 18.6.2015/1708). Näitä ovat tyypillisesti työporukoiden tyhy-päivät ja muut vastaavat. Neuvottelumenoista taas on usein kyse yhtiön sisäisissä palavereissa sekä asiantuntijoiden, kuten tilintarkastajien tai viranomaisten tapaamisissa (VH/5618, 3.2.4). Neuvottelumenojen tulee olla tavanomaisia, minkä harkinnassa voi käyttää apuna esimerkiksi lounassetelin arvoa.
Epävirallisena nyrkkisääntönä voi tietyin oletuksin pitää sitä, että kuuma juoma ja kylmä ruoka on kohtuullista neuvottelukulua, mutta kylmä juoma ja kuuma ruoka viittaa usein edustukseen. Jotta epäselvyyksiltä vältyttäisiin, on suositeltavaa, että menotositteen yhteyteen dokumentoidaan aina tapahtuman luonne, osallistujat ja liiketoiminnallinen yhteys.
Kirjoittanut
Teo Matala
Saimaa Audit Oy